SURAKARTA – Program Studi D3 Manajemen Administrasi, Sekolah Vokasi Universitas Sebelas Maret (UNS), melalui Research Group Office & Business Administration, mengembangkan Aplikasi Arsip EMAS atau Elektronik Masyarakat untuk membantu masyarakat mengelola arsip keluarga secara digital, aman, dan mudah ditemukan.
Aplikasi tersebut diperkenalkan dalam kegiatan Pengabdian kepada Masyarakat Hibah Grup Riset Universitas Sebelas Maret (PKM HGR-UNS) bersama anggota PKK RW 22 Ngoresan, Jebres, Kota Surakarta, pada Sabtu, 18 Juli 2026.
Kegiatan bertajuk “Optimalisasi Tata Kelola Arsip Keluarga Berbasis Storytelling sebagai Upaya Mewujudkan Gerakan Sadar dan Tertib Arsip” ini membekali peserta dengan keterampilan praktis dalam mengelola arsip keluarga, diantaranya: kependudukan, pendidikan, kesehatan, pekerjaan, keuangan, kendaraan, serta arsip tanah dan properti.
Melalui klinik digitasi aman, peserta didampingi untuk memindai arsip, memberikan nama berkas secara konsisten, mengelompokkan arsip berdasarkan kategori, mengunggah arsip ke Aplikasi Arsip EMAS, serta membuat salinan cadangan untuk mengurangi risiko kehilangan data. Peserta juga memperoleh edukasi mengenai perlindungan data pribadi. Masyarakat diingatkan untuk menggunakan kata sandi yang kuat, membatasi akses dan pembagian arsip, serta menyimpan salinan arsip pada media yang aman.
Ketua Tim PKM HGR-UNS, Chairul Huda Atma Dirgatama, M.Pd., QPOA., CAP., mengatakan bahwa budaya tertib arsip dapat dimulai dari kebiasaan sederhana di rumah. Menurutnya, arsip keluarga sering kali baru dicari ketika dibutuhkan untuk keperluan pendidikan, kesehatan, perbankan, pelayanan administrasi, atau pembuktian hak kepemilikan.
“Karena itu, keluarga perlu membiasakan diri memilah, menyimpan, dan mendigitalkan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan aman. Melalui klinik digitasi aman menggunakan Aplikasi Arsip EMAS, peserta tidak hanya belajar mengunggah arsip, tetapi juga memberi nama berkas secara konsisten, mengelompokkan arsip, membuat salinan cadangan, serta menjaga kerahasiaan data pribadi,” ujarnya.
Pendekatan storytelling digunakan agar masyarakat memahami bahwa arsip keluarga tidak hanya berfungsi sebagai administratif, tetapi juga merekam perjalanan dan memori keluarga yang perlu dijaga untuk generasi berikutnya.
Pengembangan Aplikasi Arsip EMAS menjadi bentuk penerapan keilmuan administrasi dan kearsipan yang langsung menjawab kebutuhan masyarakat. Melalui inovasi ini, Prodi D3 Manajemen Administrasi Sekolah Vokasi UNS mendorong tumbuhnya budaya sadar dan tertib arsip yang dimulai dari lingkungan keluarga. Program ini mendukung terwujudnya Gerakan Sadar dan Tertib Arsip serta berkontribusi pada pencapaian SDG 4, SDG 5, dan SDG 16.
